Что такое SharePoint от Microsoft и как с ним работать?

Когда внутри компании существует удобная организация документооборота, управления бизнес-процессами и эффективного взаимодействия между сотрудниками, компания работает продуктивнее. Это особенно важно для крупных корпораций с большим количеством отделов, множеством сотрудников и большой нагрузкой на документы. В цифровой эпохе все эти вопросы легко решаются с помощью специализированного программного обеспечения. Одним из наиболее популярных решений в этой области является Microsoft SharePoint. Задача заключается в том, чтобы выбрать подходящий продукт и использовать его наиболее результативно. В данной статье мы рассмотрим особенности работы с Microsoft SharePoint.

Microsoft SharePoint Products and Technologies – это целый комплекс программ, выпущенный корпорацией Microsoft. Все они призваны решить ряд важных задач, таких как создание среды для комфортного взаимодействия сотрудников, хранение, систематизация и поиск информации, управление рабочими процессами и другие.

В состав Microsoft SharePoint Products and Technologies входят следующие программные продукты:

• Microsoft SharePoint Foundation (ранее Windows SharePoint Services) – клиентская программа, которая обеспечивает начальные возможности для совместной работы внутри компании. С ее помощью можно хранить, обрабатывать и находить файлы, контакты и другую информацию, а также отслеживать документооборот и планировать задачи. Данная версия подходит для удовлетворения потребностей небольших компаний, но для крупных корпораций разработаны более продвинутые редакции – SharePoint Server Standard и SharePoint Server Enterprise.
• Microsoft SharePoint Server (ранее Microsoft Office SharePoint Server) – комплект серверных приложений, встраивающий возможности SharePoint Foundation в MS Office. Это платный софт, который обладает множеством функций, недоступных в SharePoint Foundation.

Также в рамках MS SharePoint весьма популярны программы Microsoft SharePoint Designer и Microsoft SharePoint Workspace.

• Microsoft SharePoint Designer (SPD) – HTML-редактор, предназначенный для создания и редактирования веб-сайтов в MS SharePoint. С помощью SPD можно создавать встроенные средства редактирования благодаря визуальному интерфейсу.
• Microsoft SharePoint Workspace – приложение, позволяющее получать доступ к содержимому SharePoint в режиме реального времени и совершать операции с документами и другими рабочими данными.

MS SharePoint – это платформа для создания интранет-сайта компании с обширным функционалом для более продуктивной работы компании за счет удобной настройки и автоматизации внутренних процессов. SharePoint Foundation и SharePoint Server – это две ключевые составляющих пакета Microsoft SharePoint, главными функциями которых являются создание оптимальной среды для сотрудничества и автоматизации рабочих процессов.

SharePoint: функции и возможности корпоративного портала

Стоит обратить внимание, что SharePoint не является универсальным решением для всех компаний и нужд. Пользователю необходимо настроить структуру и создать отдельные элементы страниц. С одной стороны, это плюс, так как организация может получить результат, необходимый для ее специфических нужд. Однако, процесс внедрения портала SharePoint может занять довольно длительное время, что может быть неприемлемо для небольших компаний.

Структура портала

Портал SharePoint не имеет типовой структуры, так как ее создают индивидуально, с учетом потребностей конкретной компании. Чаще это центральный портал, который является доступным местом для входа на сайты или страницы дочерних сайтов, где находятся данные и информация. SharePoint имеет уникальные элементы, которые позволяют контролировать и управлять содержимым портала.

• Сайты. Пользователь может самостоятельно создавать веб-узлы различных типов. Например, сайты групп, в которых находиться информация для сотрудников разных подразделений, с библиотеками данных, списками, форумами, вики-сайты, блоги для публикаций записей и комментирования, шаблоны приложений для решения бизнес-задач, как, например, контроль рекламной кампании.
• Область портала. Она представляет собой страницу со ступенчатой структурой интранета, где можно создать несколько одно- или разноуровневых областей, например, для каждого отдела компании. Сотрудники данного отдела могут создавать дочерние области в пределах своего сайта.
• Библиотеки документов являются ключевым элементом портала SharePoint. Эта библиотека - хранилище информации на веб-узле. В библиотеке содержатся текстовые, видео и графические файлы. Доступ к документам имеют все участники группы, к которой относится сайт.
• Списки используются в SharePoint — это данные, которые не относятся к категории документов. Списки находятся на сайтах групп и содержат управляемую информацию, как, например, ссылки, контакты, задачи, события, уведомления, календарь. Contейнером списков является веб-части.

Это интересно

Списки можно использовать в SharePoint для работы с модулем "Отслеживание вопросов". Создание в списке с полями: идентификационный номер, название вопроса, имя ответственного сотрудника, текущее состояние («открыт», «закрыт», «решение принято»), степень важности, срок, позволяют менять данные в процессе работы, а также вносить заметки и примечания.

• Веб-части. Эти компоненты - это визуальные элементы, которые обычный пользователь может использовать для управления веб-страницами. Это позволяет размещать и редактировать контент, без необходимости владеть навыками программирования. Списки и библиотеки также являются веб-частями.

Какие задачи решает корпоративный портал MS SharePoint

Внедрение SharePoint в компанию позволяет оптимизировать рабочие процессы, экономить время и ресурсы сотрудников. Рассмотрим, какие возможности предоставляет корпоративный портал и какие результаты можно достичь благодаря ему.

Вот примерный перечень возможных результатов на основе грамотного использования корпоративного портала SharePoint:

• Обеспечивает возможность совместной работы сотрудников. Упрощенный обмен файлами, новостями, ссылками и другими материалами оптимизирует коммуникативные процессы.
• Создание удобного доступа к корпоративной информации. Это означает, что сотрудники не тратят время, чтобы найти необходимые документы, таблицы с аналитическими данными, обучающие материалы или контакты нужных людей.
• Менее объемный и систематизированный документооборот.
• Возможность предоставить прозрачное описание структуры предприятия, которое понятно как "старожилам" компании, так и новичкам.
• Решить проблемы контроля выполнения задач. В списках можно зарегистрировать любые изменения и оперативно следить за состоянием рабочих процессов.
• Автоматизация бизнес-процессов. Использование списков

Одним из самых популярных корпоративных портальных решений на рынке является MS SharePoint. Востребованность этой платформы обусловлена не только отношением потребителей к бренду Microsoft, но и ее объективными преимуществами.

Среди неоспоримых плюсов MS SharePoint можно выделить высокое качество, присущее продуктам Microsoft, эффективное решение рабочих вопросов, исключительно широкий функционал, безграничные возможности настройки и расширения, приспосабливания под индивидуальные нужды компании, а также легкая интеграция с прочими продуктами Microsoft.

Однако, как и любой продукт, SharePoint имеет и слабые стороны. Большое количество функций делают эту платформу сложной и "тяжелой", от пользователя требуются обширные и глубокие знания для ее освоения. Также установка SharePoint и последующее ее использование обходятся компаниям недешево из-за высокой стоимости лицензии и платных продуктов. Срок внедрения корпоративного портала MS SharePoint может достигать полугода и более, что также является одним из недостатков.

Компаниям, занятым в сегменте малого бизнеса, SharePoint может не подойти в связи со всеми вышеперечисленными причинами. Не станет лучшим выбором платформа и для организаций, которые используют программное обеспечение от других производителей.

Кроме того, важно учитывать факторы корпоративной культуры и психологического климата в компании. Для успеха необходимы лояльность и доверие сотрудников, а они во многом зависят от того, насколько эффективно налажены процессы коммуникации в коллективе. В этом аспекте SharePoint уступает другим решениям, таким как корпоративные соцсети.

Корпоративный портал на платформе SharePoint от Microsoft — популярный выбор для многих крупных компаний благодаря разнообразию функций и большому количеству выполняемых рабочих задач. Однако, при всех преимуществах, использование SharePoint имеет и некоторые ограничения в плане доступности и стоимости, а также не решает полностью проблему коммуникации внутри компании.

Фото: freepik.com